דוח השעות הוא המסמך שממנו נולד תלוש השכר, והוא גם הראיה המרכזית של המעסיק אם מגיעים לבית הדין. הנה מה חייב להופיע בו, איך מפצלים נכון שעות רגילות, נוספות, שישי ושבת, ואיפה רוב העסקים טועים.
דוח שעות עבודה תקין מציג לכל עובד, לכל יום, את שעת ההתחלה, שעת הסיום וההפסקות, ולכל תקופת שכר את סך השעות הרגילות, את השעות הנוספות בפיצול 125% ו-150%, ואת שעות השבת והחג. את הפיצול מחשבים קודם לפי היום (תקן של 8 או 8.6 שעות, 7 בשישי ובערב חג) ואחר כך לפי השבוע (42 שעות), בלי קיזוז בין ימים ובלי עיגולים. הנתונים האלה חייבים להופיע גם בתלוש השכר, ובלי רישום מסודר נטל ההוכחה בתביעת שעות נוספות עובר ככלל למעסיק. לפני שהדוח יוצא לרואה החשבון עוברים על רשימת הבדיקה בסעיף 6.
דוח שעות עבודה (או דוח נוכחות) הוא סיכום של שעות העבודה של עובד בתקופת שכר, בדרך כלל חודש, שנבנה מרישומי הכניסה והיציאה היומיים. הוא משרת שלושה קהלים שונים, וכדאי לבנות אותו כך שיענה לשלושתם:
במילים אחרות, דוח השעות הוא לא "קובץ לרואה החשבון". הוא המסמך שמחבר בין שעון הנוכחות לתלוש השכר, ובין המעסיק לבית הדין.
שני חוקים מגדירים את התוכן של דוח השעות, גם אם אף אחד מהם לא משתמש במילה "דוח".
מאז תיקון 24 לחוק הגנת השכר (2009), שעיגן גם את חובת פנקס שעות העבודה בסעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, כל מעסיק חייב לנהל רישום שוטף של שעות העבודה של עובדיו, ובו שעת התחלה, שעת סיום והפסקות לכל יום. רישום שלא נעשה באמצעים מכניים או דיגיטליים חייב להיחתם מדי יום גם על ידי העובד וגם על ידי אחראי מטעם המעסיק. פירוט מלא במדריך שלנו על חובת רישום שעות עבודה.
לפי התוספת לחוק הגנת השכר, תלוש השכר צריך לפרט בין השאר את תקופת העבודה כולל שעות וימי העבודה, את השכר הרגיל, את מספר השעות הנוספות ואת השכר בגינן, ואת מספר ימי החופשה והמחלה שנוצלו ואלה שנותרו. לעובד שעתי או יומי גם מספר השעות או הימים והתעריף. תלוש בלי הפרטים האלה עלול לזכות את העובד בפיצוי לדוגמה של עד 5,000 ש"ח לכל תלוש בלי הוכחת נזק (סכום שמתעדכן לפי המדד), ומעסיק שאינו מציג רישומי נוכחות מפנקס שעות העבודה נושא ככלל בנטל ההוכחה בתביעה על שעות נוספות, שבת או חג, עד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 בחודש.
המשמעות הפשוטה: כל נתון שחשב השכר צריך להכניס לתלוש חייב לצאת מדוח השעות. דוח שמסתפק ב"סך הכול 182 שעות" לא מספיק.
| רמה | נתונים |
|---|---|
| לכל יום | תאריך, שעת כניסה, שעת יציאה, הפסקות, סך שעות נטו, ופיצול היום לרגילות, 125%, 150%, שבת או חג |
| לכל שבוע | סך שעות רגילות מול תקן 42, ושעות שעברו לנוספות בגלל החריגה השבועית |
| לכל תקופת שכר | סיכום: רגילות, נוספות 125%, נוספות 150%, שבת וחג, ימי חופשה ומחלה שנוצלו, ימים חסרים |
| תיעוד | תיקונים ידניים עם מי ביצע, מתי ולמה, וההחתמה המקורית לצדם |
כאן נמצא רוב הכסף, ורוב הטעויות. הכללים להלן הם לפי חוק שעות עבודה ומנוחה וצו ההרחבה לשבוע עבודה של 42 שעות, ומוצגים כמידע כללי. בענפים עם הסכם קיבוצי או צו הרחבה ענפי ייתכנו הסדרים אחרים.
כל שעה מעל התקן היומי היא שעה נוספת: השעתיים הראשונות ב-125% ומהשעה השלישית 150%. אחרי שסיימתם עם הימים, בודקים את השבוע: אם השעות הרגילות שנותרו עוברות 42, העודף הוא שעות נוספות גם אם אף יום לא חרג. חשוב: הבדיקה היא שבועית (ראשון עד שבת), לא חודשית. דוח שסוכם רק לפי 182 שעות בחודש יפספס שבוע עמוס שאחריו שבוע קל.
שעה נוספת ביום שלישי לא מתקזזת מול שעת חוסר ביום רביעי, כי לשתיהן ערך שונה (125% מול 100%). ועיגול לרבע שעה "לטובת הסדר" הוא פשוט רישום לא מדויק: הדוח צריך להראות את הדקות כפי שנרשמו.
שעות שנעבדו בתוך המנוחה השבועית (לעובד יהודי מכניסת השבת ביום שישי ועד צאת השבת) ובימי חג משולמות ככלל ב-150% לעובד שעתי, ובנוסף מגיעה מנוחת פיצוי. שעות נוספות בתוך שבת מחושבות במצטבר: 175% לשעתיים הראשונות ו-200% מהשלישית, ועובד שכבר השלים 42 שעות באותו שבוע לפני כניסת השבת זכאי לתעריפים האלה כבר מהשעה הראשונה בשבת. לכן משמרת שישי שמתחילה בצהריים ונמשכת אל תוך הערב חייבת להתפצל בדוח לשעות רגילות ולשעות שבת לפי שעת כניסת השבת של אותו שבוע, לא לפי "שישי זה שישי".
ביום עבודה של 6 שעות ומעלה בעבודת כפיים מגיעה הפסקה של 45 דקות, מהן 30 רצופות (30 דקות בערב שבת וערב חג). בעבודה שאינה עבודת כפיים ההפסקה מגיעה מעל 8 שעות ביום (או מעל 9 בשבוע של 5 ימים). ההפסקה ככלל אינה בתשלום ואינה נספרת כשעות עבודה, אלא אם העובד נדרש להישאר במקום ולעמוד לרשות המעסיק. לכן דוח השעות מציג שעות נטו, ומנכה הפסקה רק כשהיא באמת התקיימה.
עובד שעתי בעסק שעובד 6 ימים בשבוע. בימים ראשון עד חמישי הוא מחתים 08:00 עד 16:45 עם הפסקה של 45 דקות, כלומר 8 שעות נטו. ביום שלישי הוא נשאר עד 18:45. ביום שישי הוא עובד 08:00 עד 10:00. כך נראה הדוח:
| יום | כניסה | יציאה | הפסקה | נטו | רגילות | 125% | 150% |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ראשון | 08:00 | 16:45 | 0:45 | 8:00 | 8:00 | 0 | 0 |
| שני | 08:00 | 16:45 | 0:45 | 8:00 | 8:00 | 0 | 0 |
| שלישי | 08:00 | 18:45 | 0:45 | 10:00 | 8:00 | 2:00 | 0 |
| רביעי | 08:00 | 16:45 | 0:45 | 8:00 | 8:00 | 0 | 0 |
| חמישי | 08:00 | 16:45 | 0:45 | 8:00 | 8:00 | 0 | 0 |
| שישי | 08:00 | 10:00 | 0 | 2:00 | 2:00 | 0 | 0 |
| סה"כ | 3:45 | 44:00 | 42:00 | 2:00 | 0 |
שימו לב לשלושה דברים: ההפסקות נוכו מהברוטו, ולכן הנטו הוא 44 שעות ולא 47:45, השעתיים של יום שלישי נרשמו ב-125% ולא התקזזו מול שום דבר, והשעות הרגילות עצרו בדיוק על תקן השבוע של 42. אם העובד היה עובד ביום שישי עד 13:00, שלוש השעות שמעבר ל-42 היו הופכות לנוספות למרות ששישי עצמו לא חרג מ-7 שעות.
ואם המשמרת של יום שישי הייתה נמשכת אל תוך הערב, השעות שאחרי כניסת השבת היו עוברות לעמודה נפרדת של שעות שבת ב-150%.
חמש דקות על כל עובד לפני סגירת החודש חוסכות תלושים מתוקנים ושיחות לא נעימות:
ב-שעון הנוכחות של ShiftMate דוח השעות נבנה לבד מההחתמות, בלי אקסל:
אפשר להתחיל בחודש ניסיון ללא התחייבות. פירוט התוכניות בעמוד המחירון.
חודש ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי. מתחילים היום ובודקים על הצוות שלכם.
להתחלת ניסיון חינםלכל יום עבודה: תאריך, שעת התחלה, שעת סיום והפסקות. לכל תקופת שכר: סך השעות הרגילות, מספר השעות הנוספות בפיצול 125% ו-150%, שעות שבת וחג, וימי חופשה ומחלה שנוצלו. הנתונים האלה חייבים להגיע גם לתלוש השכר, שלפי חוק הגנת השכר צריך לפרט את שעות וימי העבודה, את השכר הרגיל ואת מספר השעות הנוספות והשכר בגינן.
קודם לפי היום ואחר כך לפי השבוע. כל שעה מעל התקן היומי (ככלל 8 שעות במקום עבודה של 6 ימים, 8.6 במקום עבודה של 5 ימים, 7 ביום שישי ובערב חג) היא נוספת: השעתיים הראשונות ב-125% ומהשלישית 150%. בנוסף, שעות רגילות שחורגות מ-42 בשבוע הן נוספות גם אם אף יום לא חרג. אין קיזוז של שעה נוספת ביום אחד מול שעת חוסר ביום אחר.
ככלל לא. הפסקה של 45 דקות ביום עבודה של 6 שעות ומעלה בעבודת כפיים (30 דקות בערב שבת וחג) אינה זמן עבודה ואינה בתשלום, אלא אם העובד נדרש להישאר במקום העבודה ולעמוד לרשות המעסיק. לכן הדוח צריך להציג שעות נטו, ולנכות הפסקה רק אם היא באמת התקיימה.
אפשר, אבל אם הנתונים מוזנים ידנית הרישום חייב להיחתם מדי יום גם על ידי העובד וגם על ידי אחראי מטעם המעסיק, ואת הפיצול לרגילות, נוספות ושבת צריך לחשב נכון לכל יום ולכל שבוע. ברוב העסקים זה המקום שבו נופלות הטעויות, ולכן שעון נוכחות דיגיטלי שמפיק את הדוח אוטומטית חוסך גם זמן וגם חשיפה.
מומלץ לשמור את רישומי השעות ואת דוחות השכר לפחות שבע שנים, שזו ככלל תקופת ההתיישנות בתביעות עבודה. מערכת דיגיטלית שומרת את ההיסטוריה אוטומטית, כולל תיקונים שנעשו בדוח ומי ביצע אותם.