ברוכים הבאים ל-ShiftMate 🎉

את הקמת המסעדה מבצעים בדשבורד האינטרנטי במחשב — נוח יותר להקלדה ולהגדרות. האפליקציה בטלפון תשמש את העובדים ואת הניהול השוטף.

1. היכנסו לכתובת הדשבורד שקיבלתם.
2. התחברו עם פרטי המנהל שנמסרו לכם: מספר טלפון, סיסמה ומספר המסעדה שלכם.
3. מומלץ להחליף סיסמה בכניסה הראשונה (דרך "שכחתי סיסמה" או בפרופיל).

התפקידים הם הבסיס לכל המערכת — הסידור, שעון הנוכחות והטיפים מחושבים לפי תפקיד. הגדירו את כל התפקידים שקיימים אצלכם: מלצר/ית, ברמן/ית, מארח/ת, טבח, שוטף כלים, אחמ"ש וכו'.

1. לחצו על "תפקיד חדש".
2. הזינו את שם התפקיד בעברית (כפי שיוצג לעובדים).
3. בחרו צבע — כל תפקיד מקבל צבע משלו בלוח הסידור, כך שקל לזהות אותו במבט.
4. גררו את התפקידים לסדר הרצוי — זה הסדר שבו הם יופיעו בסידור העבודה.

התבנית היא "שבוע לדוגמה" של המסעדה: אילו משמרות יש בכל יום, לאיזה תפקיד, באילו שעות וכמה עובדים צריך. אחרי שהתבנית מוכנה — כל שבוע נבנה ממנה בלחיצה אחת, ונשאר רק לשבץ שמות.

1. צרו תבנית חדשה ותנו לה שם (למשל "שבוע רגיל" או "שבוע קיץ").
2. לכל יום בשבוע הוסיפו את המשמרות: בחרו תפקיד, חלק במשמרת (פתיחה / אמצע / סגירה), שעת התחלה ושעת סיום.
3. קבעו כמה עובדים נדרשים בכל משמרת (למשל: 3 מלצרים בפתיחה של שישי).
4. אפשר להגדיר עובדים קבועים למשמרת מסוימת — הם ישובצו אוטומטית בכל שבוע.

לכל עובד מקימים כרטיס אחד. שני פרטים הם חובה — מספר טלפון ותעודת זהות — כי הם משמשים את העובד להתחברות:

בנוסף מגדירים לכל עובד:

• שם מלא — כפי שיופיע בסידור ובדוחות.
• תפקיד — מתוך התפקידים שהגדרתם בשלב 2.
• שכר שעתי ברוטו — משמש לדוחות עלות שכר (העובד לא רואה נתון זה).
• אחוז טיפ — ברירת מחדל 100%. עובד בהרצה/מתלמד אפשר להגדיר למשל על 70%.

⏰ שעת פתיחה מדויקת / שעת סגירה מדויקת — מה זה?

שני מתגים חשובים בכרטיס העובד, שמגנים עליכם מ"ניפוח שעות":

המערכת שומרת גם את שעת ההחתמה בפועל, כך שתמיד אפשר לראות מי הגיע מוקדם או נשאר מאוחר.

ריכוז ההגדרות שכדאי לעבור עליהן לפני תחילת העבודה:

• מיקום המסעדה (GPS) — כתובת/נקודת ציון ורדיוס מותר (ברירת מחדל: 100 מטר). שעון הנוכחות מאשר החתמה רק בתוך הרדיוס.
• הפרשות מטיפים — כללי ההפרשה למלצרים ולברמנים (הסבר מלא בפרק 9).
• השלמה לשכר מינימום — שכר השעה שמתחתיו לא תבוצע הפרשה, כדי שאף עובד לא ירד מתחת למינימום.
• דוח סוף יום — הפעלת הדוח היומי ושעת התזכורת למנהל.

מרגע שהעובדים הותקנו ומחוברים, ההחתמה פשוטה:

1. העובד פותח את האפליקציה ולוחץ "כניסה למשמרת" בהגעה ו"יציאה" בסיום.
2. המערכת מוודאת שהעובד נמצא פיזית במסעדה (לפי ה-GPS שהגדרתם) — אי אפשר להחתים מהבית.
3. משמרות שנגמרות אחרי חצות נרשמות נכון ליום המשמרת — אין צורך בטיפול מיוחד.
4. שכח עובד להחתים? מנהל יכול להוסיף או לתקן רישום ידנית — הכל מתועד.

שעות הנוכחות מזינות אוטומטית את דוחות השעות, את דוח השכר ואת חלוקת הטיפים — הקלדה אחת, שימוש בכל המערכת.

1. כל עובד מסמן באפליקציה, פעם בשבוע, באילו משמרות הוא זמין לשבוע הבא.
2. המנהל רואה את הזמינויות של כולם ישירות על לוח הסידור בדשבורד — ומשבץ בהתאם.
3. עובד שצריך שינוי נקודתי שולח בקשה דרך האפליקציה, והמנהל מאשר או דוחה.
4. בסיום השיבוץ מפרסמים את הסידור — וכל העובדים מקבלים התראה עם המשמרות שלהם.

במקום פתקים ומעטפות נייר — המערכת מחשבת ומתעדת את חלוקת הטיפים של כל משמרת.

יצירת מעטפות

1. בסיום המשמרת נכנסים למסך עדכון אוטומטי של מעטפות.
2. מזינים את סך הטיפים של המשמרת — מזומן ואשראי בנפרד.
3. המערכת מחלקת את הסכום בין העובדים לפי שעות הנוכחות בפועל משעון הנוכחות, מפעילה את כללי ההפרשה שהגדרתם (פרק 9), ויוצרת מעטפה דיגיטלית לכל עובד.
4. משמרות לילה שנסגרות אחרי חצות משויכות אוטומטית ליום המשמרת הנכון.

מסירת מעטפה למלצר/ברמן

1. כל עובד רואה באפליקציה את המעטפות שלו ואת הסכום המגיע לו — שקוף וללא ויכוחים.
2. כשמוסרים לעובד את הכסף בפועל, המנהל מסמן את המעטפה כ"נמסרה".
3. העובד מאשר באפליקציה שהמעטפה התקבלה — סגירת מעגל מתועדת לשני הצדדים.

הפרשה היא החלק שהמסעדה מפרישה מהטיפים (למטבח, לעלויות או לפי הנהוג אצלכם) לפני שהיתרה מתחלקת לעובדים. המערכת מחשבת את זה אוטומטית בכל מעטפה, לפי הכללים שתגדירו פעם אחת:

פטור אישי מהפרשה

בכרטיס העובד אפשר לסמן "ויתור על הפרשה" — עובד כזה לא מופרש כלל, גם כשהכללים הכלליים פעילים (שימושי לאחמ"שים, עובדים בהסדר מיוחד וכו').